مزایایی که برای مکانیزه کردن مکاتبات اداری ذکر می شود عبارت اند از:
- امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان توسط مدیران و حتی کارشناسان.
- کاهش فعالیت های موازی مانند تکثیر بی مورد مکاتبات ثبت و نگهداری سوابق در چندین محل.
- نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالا.
- مراجعه آسان به مکاتبات در هر زمان و بدون نیاز به حضور مسئول دبیرخانه یا بایگانی یا دفتر.
- قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد.
- محول کردن بخش زیادی از فعالیت های مسئولان دفترها، منشی ها، حروف چین ها به سیستم نرم افزاری.
- امکان پی گیری مکانیزه کارها در هر مکان و هر زمان و اطلاع از امور معوق و تاخیر شده.
- اعمال کنترل بیشتر در نقل و انتقال مکاتبات و اطلاعات طبقه بندی شده.
- دقت در انجام عملیات و ثبت تمام امور.
- ردیابی امور و پی گیری به موقع مراحل کار.
- سهولت و سرعت در گردش عملیات.

سیستم الکترونیکی یک سازمان چه قابلیتهایی را دارد؟

با توجه به نوع و ساختار سازمان می توان از امکانات متفاوتی در سیستم اتوماسیون یک سازمان بهره گرفت. برخی از مهمترین عناوین قابلیتهای یک سازمان الکترونیکی به قرار زیر است:
- ایمیل (نامه الکترونیکی)
- انتصاب وظایف کاری به صورت آنلاین
- گزارشات کاری الکترونیکی
- گردش کار و پرونده خودکار
- ارتباط موثر با مشتریان سازمان از طریق تلفن گویا
- ارتباط موثر با مشتریان سازمان از طریق پیام کوتاه تلفن همراه
- ارتباط موثر با مشتریان سازمان از طریق پورتال سازمان
و ...